Central digitaliseringsstrategi i Billund Kommune

Den centrale digitaliseringsstrategi beskriver den overordnede vision, samt pejlemærker, målsætninger og principper for digitaliseringen i Billund Kommune. Strategien skal anvendes af alle ledere i Billund Kommune som rettesnor for digitaliseringsindsatsen.

I tæt sammenhæng med den centrale digitaliseringsstrategi udarbejdes og vedligeholdes desuden en it-strategi og 3 decentrale digitaliseringsstrategier.

Den centrale digitaliseringsstrategi for Billund Kommune 2009-2012 består af tre dele.

• Vision og pejlemærker rummer den overordnede vision for digitaliseringen uddybet med mere konkrete pejlemærker. Vision og pejlemærker beskrives nærmere i afsnit 2.
• Principper, som udtrykker konkrete retningslinier/leveregler i forhold til digitaliseringen med henblik på at sikre en ramme for udviklingen i retning af vision og pejlemærker. Principperne beskrives nærmere i afsnit 3.
• Initiativer er de store som små aktiviteter og projekter, der i strategiforløbet er kommet frem. Initiativerne beskrives ikke direkte i nærværende dokument - men derimod i de decentrale digitaliseringsstrategier.

Billund Kommunes vision

Tilfredse borgere er vigtige for Billund Kommune. Det er også vigtigt at have tilfredse medarbejdere og hele tiden afsøge nye muligheder for, hvordan opgave varetagelsen i kommunen kan gøres lettere. Digitaliseringen er et vigtigt indsatsområde i denne sammenhæng.

Billund Kommunes vision for digitaliseringsarbejdet er derfor:  

• Digitalisering gør det bedre for borgerne og lettere for os

Borgere skal forstås bredt, idet der også er tale om virksomheder, samarbejdspartnere, andre offentlige myndigheder, foreninger mv. Bedre service, øget demokrati, effektivitet, kvalitet og medarbejdertrivsel i opgaveløsningen skal være de vigtigste konsekvenser af digitaliseringen.

Visionen og nedenstående pejlemærker er langsigtede. Der arbejdes mod år 2012 som en konkret tidshorisont – det vil sige 4 år frem. Vision og pejlemærker er imidlertid ikke tidsfastsatte, og kan opfattes som overordnede målsætninger for digitaliseringsindsatsen. I slutningen af 2012 forventes en meget høj grad af opfyldelse – vel vidende at visionen over tid også vil flytte sig.  

Visioner og pejlemærker

• Service
  Serviceniveauet udvikles løbende på basis af digitalisering.
• Demokratisering 
  Billund Kommune tilbyder digital information og kommunikation, som understøtter en åben dialog mellem borgere, virksomheder, ansatte og politikere. 
• Effektivisering
  Digitalisering anvendes til at effektivisere den samlede opgaveløsning med fastholdelse eller forøgelse af service- og kvalitetsniveauet.
• Attraktive arbejdspladser
  Digitaliseringen bidrager målrettet til udviklingen af attraktive arbejdspladser.

• "Serviceniveauet udvikles løbende på basis af digitalisering"

Billund Kommune tilbyder de selvbetjeningsløsninger, som har en reel værdi for borgere og virksomheder. Selvbetjeningsløsningerne skal repræsentere en værdiskabelse for kommunens opgaveløsning.

Billund Kommune lever op til de til enhver tid gældende fællesoffentlige krav og standarder vedr. udbud af selvbetjeningsløsninger. Kommunen baserer sig fortrinsvis på fællesoffentlige selvbetjeningsløsninger.

Der anvendes både motivation, belønning og specifikke krav/retningslinier for at øge den digitale selvbetjening. Det gælder både i forhold til borgere og virksomheder hhv. medarbejdere.

En vigtig forudsætning for en reel udnyttelse af de mange selvbetjeningsmuligheder er borgernes og virksomhedernes lyst, kendskab og evner til at bruge tilbuddene. Billund Kommune vil understøtte og stimulere borgerne i brugen af de digitale servicemuligheder. Selvbetjening og digital kommunikation skal integreres i den daglige kontakt og servicevaretagelse overfor borgere og virksomheder.

Digitalisering skal også bidrage til at støtte og udvikle kommunens serviceniveau i relation til fx ældrepleje, børnepasning, sagsbehandling og undervisningen i folkeskolen.

• ”Billund Kommune tilbyder digital information og kommunikation, som understøtter en åben dialog mellem borgere, virksomheder, ansatte og politikere”

Billund Kommune er åben og tilgængelig for borgere og virksomheder. Det er som borger og virksomhed let at få adgang til relevant information. Det er let at kommunikere med de ansatte via digitale kanaler. Der lyttes til borgere og virksomheder, som inddrages i de politiske processer via fx borgerpaneler og borgerundersøgelser.

Borgere og virksomheder skal have digital adgang til egne sager og egne oplysninger.

Internt blandt Billund Kommunes politikere og ansatte understøttes videndeling af enkle og effektive digitale muligheder, herunder intranet og esdh-system.

• ”Digitalisering anvendes til at effektivisere den samlede opgaveløsning med fastholdelse eller forøgelse af service- og kvalitetsniveauet”

Digitaliseringen skal anvendes bredt i den kommunale opgaveløsning som et middel til effektiv administration og intern sagsbehandling. Digitaliseringen skal også være et naturligt element i det pædagogiske arbejde i daginstitutionerne, i skolernes undervisning, i ældresektorens pleje- og omsorgsarbejde osv.

Effektivisering kan fx fremkomme via forenkling af arbejdsgange, genbrug af data, videndeling, tværgående opgaveløsning og automatisering.

Billund Kommune vil prioritere de digitale løsninger, hvor anvendelsen understøtter de mest effektive arbejdsprocesser. Specielt vil Billund Kommune tilstræbe, at der altid er et målbart økonomisk, ressourcemæssigt eller servicemæssigt udbytte ved digitale investeringer.

Det er vigtigt at gevinsterne ved den øgede digitalisering synliggøres. Dette er med til at motivere, skabe stolthed og trivsel hos medarbejderne. Det er samtidig med til at få medarbejderne til at ”tænke” digitalt, således at de digitale muligheder udnyttes optimalt.

• ”Digitaliseringen bidrager målrettet til udviklingen af attraktive arbejdspladser.”

Digitalisering gør arbejdet lettere, mere fleksibelt og mere spændende. Der fokuseres på it-systemer som understøtter den enkeltes arbejde, tidssvarende udstyr, genbrug af data, mobilitet og et godt fysisk arbejdsmiljø.

Digitalisering understøtter desuden videndeling, læring, samarbejde, delegering og netværk på tværs af hele organisationen.

Digitalisering af rutineprægede eller administrative arbejdsprocesser sikrer, at der anvendes mindst mulig tid på sådanne opgaver. Herved bliver det lettere at nå opgaverne. Desuden bliver der overskud til at behandle mere udfordrende opgaver, hvorved kvaliteten i sagsbehandlingen øges og medarbejdertilfredsheden stiger.

Det er vigtigt at gode digitale initiativer kommunikeres både internt og eksternt, så medarbejderne oplever stolthed og motivation ved at være ansat i Billund Kommune.

Billund Kommunes digitaliseringsvision og pejlemærker understøttes af en række styrende principper.

• Nytteværdi
• Organisering
• Vidensdeling
• Helhed og sammenhæng
• Kompetencer og uddannelse

Principper for indsatsen

• Nytteværdi
  Digitaliseringsinitiativer vurderes altid med hensyn til nytteværdi og omkostninger.
  Det vurderes løbende, hvornår digitalisering er relevant i relation til udviklingen af opgavevaretagelsen.
  Vi optimerer løbende anvendelsen af eksisterende it-løsninger.
  Der gennemføres løbende evaluering på relevante områder. 
• Organisering
  Der er afstemte forventninger til den enkelte leders ansvar for digitalisering.
  Der findes retningslinier, som sikrer klare rammer for beslutning og prioritering.
  Projekter gennemføres altid i henhold til en autoriseret projekt- og porteføljestyringsmetode.
• Vidensdeling
  Alle ledere og medarbejdere har både ret og pligt til at udfordre og opstille forbedringsforslag.
  Erfaringer deles og anvendes på tværs af organisationen.
  Alle medarbejdere har digital adgang til relevante informationer i Billund Kommune.
• Helhed og sammenhæng
  It-anvendelsen i Billund Kommune er helhedsorienteret i forhold til organisationen og den øvrige offentlige sektor.
• Kompetencer og uddannelse
  Medarbejdere og ledere har de fornødne digitale kompetencer.
• It-brugerne tilbydes nødvendig kompetenceudvikling mhp. at kunne anvende relevante it-løsninger effektivt.